Privatlivsoplysninger

Udbyder og kontakt

Ordreo
CVR: 12345678
Hans Egedes Vej 18, 6715, Esbjerg N
kontakt@ordreo.dk

Privatlivsoplysninger

1. Hvem er dataansvarlig?

Udbyderen med navn og kontaktoplysninger øverst på siden er dataansvarlig for Ordreos egen administration af konti, kundeforhold, fakturering, henvendelser og nødvendig sikkerhed. Kontakt om databeskyttelse: kontakt@ordreo.dk.

Den virksomhed, der bruger Ordreo, er som udgangspunkt dataansvarlig for sine registreringer om medarbejdere, kunder og andre personer. Udbyderen behandler disse oplysninger efter virksomhedens instruks som databehandler. Det er eksempelvis virksomhedens arbejdsordrer, timeregistreringer og kunderapporter.

Henvendelser om sådanne registreringer skal som udgangspunkt rettes til den pågældende virksomhed. Hvis vi modtager en henvendelse, der vedrører oplysninger, vi alene behandler på dens vegne, hjælper vi virksomheden efter databehandleraftalen. Denne privatlivstekst erstatter hverken virksomhedens egen information til medarbejdere og kunder eller databehandleraftalen.

2. Hvilke oplysninger behandler vi, og hvorfra kommer de?

Konti og kontakt: navn, e-mail, virksomhedsnavn, rolle og de virksomheds- og kontaktoplysninger, der indtastes. Oplysningerne kommer fra dig, virksomhedens administrator, invitationer eller andre bemyndigede brugere. CPR-nummer er ikke nødvendigt for at oprette en konto.

Sikkerhed og adgang: adgangskodehash, bekræftelses- og nulstillingsoplysninger, sessionsreferencer, enheds-/browserbeskrivelse, tidspunkter, adgangsændringer og oplysninger til begrænsning af loginforsøg. Hostingmiljøets tekniske log kan også omfatte IP-adresse og oplysninger om anmodninger til hjemmesiden.

Abonnement og betaling: virksomhed, kontaktperson, plan, antal brugerpladser, kunde- og abonnementsreferencer, betalingsstatus og relevante faktureringsoplysninger. Oplysninger kan komme fra virksomheden og den tilsluttede betalingsudbyder. Ordreo gemmer ikke det fulde kortnummer eller kortets kontrolcifre.

Support og henvendelser: kontaktoplysninger, beskedindhold, relevant fejlinformation og eventuel tilladelse til supportadgang. Send kun de oplysninger, der er nødvendige for henvendelsen.

Virksomhedsdata, som behandles på kundens vegne, kan blandt andet omfatte kunders navn, kontaktoplysninger og adresse; ordrer, installationer, tilbud og godkendelser; medarbejderes roller, timer, fraværstyper, tillæg og lønsatser; kørsel, lager og materialeforbrug; noter, billeder, bilag, servicerapporter og tegnede kundekvitteringer. Det konkrete indhold afhænger af virksomhedens brug og instrukser.

3. Formål og behandlingsgrundlag for Ordreos egen behandling

Levering og administration af en aftale: vi behandler nødvendige oplysninger for at oprette og administrere en konto og levere en aftalt tjeneste. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, anvendes, når den registrerede selv er aftalepart, eksempelvis som selvstændig erhvervsdrivende.

Kontaktpersoner og almindelig support: for kontaktpersoner hos virksomhedskunder behandler vi nødvendige oplysninger ud fra vores legitime interesse i at administrere og levere tjenesten, kommunikere med kundens repræsentanter og besvare deres henvendelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Vi afvejer interessen over for den registreredes rettigheder og begrænser oplysningerne til formålet.

Sikkerhed, misbrugsforebyggelse og dokumentation: nødvendige adgangs- og hændelsesoplysninger behandles ud fra vores legitime interesse i at beskytte konti, virksomhedsskel, tjenesten og brugerne samt undersøge konkrete fejl eller hændelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Lovpligtige oplysninger: nødvendigt regnskabsmateriale og oplysninger, der skal behandles for at opfylde en konkret retlig forpligtelse, behandles efter artikel 6, stk. 1, litra c, sammen med den relevante lovgivning, herunder bogføringsreglerne, hvor de finder anvendelse.

En registrering eller accept af brugsvilkår er ikke et generelt samtykke til al behandling af personoplysninger. Vi sender ikke markedsføring alene, fordi du opretter en konto. Hvis en fremtidig behandling kræver samtykke, indhentes dette særskilt, og det kan trækkes tilbage uden at påvirke lovligheden af tidligere behandling.

For virksomhedsdata, som vi behandler som databehandler, er det virksomheden, der skal fastlægge formål og lovligt behandlingsgrundlag, herunder eventuelle særlige betingelser for oplysninger om sygdom eller andre helbredsforhold. Vi anvender ikke ovenstående grundlag som erstatning for virksomhedens vurdering.

4. Bekræftelsesmail, login, authenticator og passkeys

Bekræftelse af e-mail og nulstilling af adgangskode bruger tidsbegrænsede koder eller links. Brug dem kun til din egen konto, og del dem ikke med andre. Nødvendige drifts- og sikkerhedsmails sendes som led i tjenesten; de er ikke et nyhedsbrev.

Adgangskoder lagres som hash. Authenticator-hemmeligheder lagres krypteret, og gendannelseskoder beskyttes som loginoplysninger. Ved passkeys lagrer Ordreo den offentlige nøgle, en nøglereference og nødvendige sikkerhedsoplysninger. Fingeraftryk, ansigtsdata eller enhedens PIN-kode sendes ikke til Ordreo gennem passkey-funktionen; enheden håndterer den lokale oplåsning.

Ved en tilsluttet betalingsfunktion indtastes betalingsoplysninger på betalingsudbyderens side. Det konkrete dataansvar for betalingsudbyderens aktiviteter og eventuelle øvrige behandlinger skal fremgå af leverandøroplysningerne nedenfor og udbyderens egen information.

5. Adgang, modtagere og delingslinks

Autoriserede brugere får adgang efter deres virksomhedstilknytning, rolle og opgavetilknytning. Virksomhedens administrator styrer brugeradgangen. Teknisk support kan få den tidsbegrænsede læseadgang, som virksomhedens ejer udtrykkeligt giver i systemet. Teknisk drift kan desuden indebære nødvendig adgang for autoriserede personer efter aftale og instrukser; det er ikke adgang til at anvende indholdet til egne uvedkommende formål.

Hosting, database, mail og eventuel betaling kan leveres af eksterne leverandører. Oplysninger deles kun i det omfang, det er nødvendigt for den aftalte funktion eller en lovlig forpligtelse, og relevante aftaler skal være på plads. De faktiske leverandører, deres rolle og behandlingslande fremgår af det særskilte afsnit nedenfor.

Når virksomheden vælger at sende en besked, et tilbud eller en rapport til en kunde, modtager kunden de valgte oplysninger. Et personligt delingslink kan give adgang uden login; den, der har linket, kan muligvis videresende det eller gemme en kopi. Virksomheden bør derfor kontrollere indhold og modtager før deling. En tegnet kundekvittering og billeder i en rapport behandles som en del af rapporten.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

De konkrete leverandører og behandlingslande skal afklares før offentlig brug. Hvis en behandling indebærer overførsel til et land uden for EU/EØS, skal et gyldigt overførselsgrundlag og eventuelle nødvendige supplerende foranstaltninger være på plads. Det kan efter omstændighederne være en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Det konkrete grundlag og muligheden for at få oplysninger om de relevante garantier fremgår af afsnittet om internationale overførsler nedenfor. Vi oplyser ikke, at alle data bliver i EU/EØS, før dette er kontrolleret for den faktiske opsætning.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det konkrete formål eller følger af en lovlig opbevaringspligt. De konkrete frister eller kriterier for konti, henvendelser, sikkerhedsdata, mailkø, ophørte prøveperioder og backups skal fremgå af afsnittet nedenfor og stemme med den faktiske drift.

For regnskabsmateriale, som udbyderen er forpligtet til at opbevare efter bogføringsloven, er udgangspunktet fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Dette er ikke en generel femårig frist for alle ordrer, noter, medarbejderoplysninger eller kundedata i Ordreo.

Data, som behandles på virksomhedens vegne, tilbageleveres eller slettes efter virksomhedens instrukser og databehandleraftalen, medmindre lovgivning kræver andet. Deaktivering af en bruger og opsigelse af et abonnement sletter ikke i sig selv historiske registreringer. En konkret sletteanmodning kan kræve kontrol af identitet, bemyndigelse og eventuelle opbevaringskrav.

Sikkerhedskopier skal indgå i sletteproceduren. Hvor enkelte oplysninger ikke kan slettes direkte fra en backup, begrænses brugen af kopien, og relevante sletninger skal genanvendes ved en gendannelse. Faktiske rotations- og slettefrister skal fastlægges; denne tekst er ikke et løfte om automatisk sletning inden en frist, som endnu ikke er implementeret.

8. Dine rettigheder

Når betingelserne er opfyldt, har du ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Du kan gøre indsigelse mod behandling på grundlag af legitime interesser med henvisning til din særlige situation. Vi vurderer herefter indsigelsen efter reglerne. Eventuel direkte markedsføring kan du gøre indsigelse mod til enhver tid.

Kontakt den relevante dataansvarlige. Ved Ordreos egen behandling kan du skrive til kontakt@ordreo.dk. Hvis henvendelsen vedrører din arbejdsgivers eller en leverandørvirksomheds registreringer i Ordreo, skal den som udgangspunkt behandles af den virksomhed. Vi kan bede om de nødvendige oplysninger for at kontrollere identiteten, men ikke flere end nødvendigt.

Henvendelser besvares uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt inden en måned. Hvis reglerne giver mulighed for forlængelse på grund af anmodningens kompleksitet eller antal, får du inden den første måned besked om årsagen og den forventede frist. Rettighederne kan være begrænset af lovlige hensyn.

Du kan klage til Datatilsynet. Kontaktoplysninger og vejledning findes på https://www.datatilsynet.dk.

9. Cookies og oplysninger på din enhed

Login bruger en nødvendig sessionscookie. Den følger browserens sessionshåndtering og den konfigurerede serveropsætning. Appen kan gemme kladder, vedhæftninger og et begrænset registreringskatalog i browserens lokale lager, så arbejde kan fortsætte uden forbindelse. En lokal kladde er først afleveret, når serveren har bekræftet den.

Lokale oplysninger kan bestå, indtil de synkroniseres, slettes i appen eller fjernes ved rydning af browserdata. Kontrollér kladderne før logout, og ryd browserdata på delte enheder, når oplysningerne ikke længere er nødvendige. Den offentlige demo gemmer sine fiktive registreringer i browseren, indtil du nulstiller demoen eller rydder lageret.

Den medfølgende Ordreo-pakke indeholder ikke analyse- eller reklamesporing. Hvis der senere tilføjes sådanne tjenester eller anden ikke-nødvendig lagring, skal information og eventuelt samtykke håndteres, før de tages i brug.

10. Nødvendige oplysninger og automatiske beslutninger

Navn, e-mail, adgangskode og virksomhedens navn er nødvendige for almindelig kontooprettelse. Uden de nødvendige oplysninger kan vi ikke oprette eller administrere kontoen. Øvrige oplysninger afhænger af virksomhedens brug, abonnementet og eventuelle lovkrav og bør begrænses til det nødvendige.

Ordreos beskrevne funktioner anvender ikke profilering eller fuldautomatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig påvirkning efter GDPR artikel 22. Kontrol af adgang, brugergrænser og betalingsstatus indgår i den almindelige drift; henvendelser om en fejl kan rettes til kontakt@ordreo.dk.

11. Ændringer og kontakt

Denne tekst beskriver den angivne version af Ordreo og den opsætning, der oplyses på siden. Væsentlige ændringer af behandlingen meddeles direkte til de berørte, når det er nødvendigt. Versionsdatoen fremgår øverst. Kontakt kontakt@ordreo.dk med spørgsmål om udbyderens egen behandling.

12. Platformadministration og sikkerhedslog

Særligt godkendte Ordreo-administratorer kan søge i virksomheders og brugeres kontakt- og adgangsoplysninger, håndtere adgang, tilbagekalde login-sessioner og gennemgå sletteanmodninger. Kunders ordreindhold, beskeder og bilag vises ikke i dette administrationsområde. Administrative opslag og ændringer registreres med tidspunkt, adminidentitet, handling, berørte interne virksomheds-/bruger-ID'er og en kort begrundelse. Adgangskoder og authenticator-hemmeligheder indgår ikke i handlingsloggen.

Standardopsætningen fjerner lokale adminlogs ældre end 90 dage, næste gang adminområdet bruges. Begrundelser skal være uden følsomme oplysninger. Backups og øvrige sikkerheds- eller betalingslogs har særskilte opbevaringsforløb. De faktiske opbevaringsfrister og behandlingsgrundlag skal vurderes af udbyderen og fremgå af de konkrete oplysninger på siden. Administratorer bruger en særskilt nødvendig sessionscookie med højst fire timers adgang og udløb efter 30 minutters inaktivitet.

Konkrete opbevaringsfrister
Test

Leverandører
Test

Internationale overførsler
Test